BLOG

5 zasad skutecznego follow-upu

Follow-up to działanie podejmowane przez większość PR-owców w niedługim czasie po dystrybucji informacji prasowej do mediów. W dosłownym tłumaczeniu oznacza kontynuację, uzupełnienie, obserwację – jest więc niczym innym, jak kolejnym krokiem wykonywanym przez PR-owca w celu zdobycia jak największej liczby wartościowych publikacji.

Tylko dobrze przeprowadzona „obdzwonka” daje możliwość budowania pozytywnych relacji z dziennikarzami. Oto kilka zasad prawidłowo zaplanowanego i przeprowadzonego follow-upu:

Odpowiednia baza mediów jest absolutną podstawą. Jeżeli w bazie znajdują się kontakty do dziennikarzy niezwiązanych z tematem przesłanej informacji prasowej, szansa na publikację jest znikoma. Warto więc zadbać o to, aby znajdowały się w niej wyłącznie kontakty do osób, potencjalnie zainteresowanych proponowanym przez nas tematem.

Przygotuj się do rozmowy. Dobra znajomość tematu, który podejmujemy w rozmowie z dziennikarzem jest podstawą do nawiązania owocnej współpracy. W ramach przygotowań do rozmowy warto zapisać w punktach informacje, które następnie chcielibyśmy poruszyć.

Dzwoń w odpowiednim czasie. Jeśli wysłana przez nas informacja dotyczy wydarzenia, które odbędzie się w najbliższym czasie, follow-up możemy rozpocząć już następnego dnia. Jeżeli informacja dotyczy produktu lub usługi, najlepiej dzwonić 3 – 4 dni po wysyłce – tak, aby dziennikarze mieli czas na zapoznanie się z treścią informacji, jednak nie później niż po tygodniu.

Dziennikarz też człowiek. Podczas rozmowy telefonicznej nie recytuj leadu, ani formułki z kartki – podejdź do tematu luźno, ale poważnie. Spróbuj zainteresować rozmówcę – wspomnij o jego wcześniejszych artykułach i udowodnij, że telefon do niego to nie przypadek.

Zapisuj odpowiedzi dziennikarzy. Mając do dyspozycji dużą bazę mediów nie jest możliwe, aby zapamiętać odpowiedzi wszystkich dziennikarzy, dlatego warto notować ich komentarze odnośnie: potwierdzenia publikacji, odmowy lub brak kontaktu z osobą decyzyjną. Notatki pomagają w skutecznym monitorowaniu bieżących działań, a także w organizacji czasu pracy.

Follow-up to skuteczne i niezawodne narzędzie PR-owca, a dobrze wykonany daje możliwość zdobycia większej liczby cennych publikacji. Zastosowanie powyższych zasad z całą pewnością podniesie efektywność rozmów z dziennikarzami, którzy dzięki tak przeprowadzonym rozmowom będą chętniej podejmowali współpracę w zakresie publikowania przesyłanych materiałów.

 

Autor tekstu: Marta