Posts Taged agencjapr-publicrelations-prdlabiznesu-prwarszawa-agencjaprawarszawa-press-strategiakomunikacji-strategiapr

Urlop PR-owca bez zaglądania do służbowego maila i telefonu? To możliwe! Wystarczy tylko…

Każdy miesiąc pracy PR-owca wypełniony jest zadaniami aż po brzegi. Tworzenie komunikatów prasowych, spotkania z Klientami, aranżowanie wywiadów, organizacja eventów czy wysyłki kreatywne to tylko część zadań pracowników agencji. Jak zatem wśród tak wielu obowiązków zaplanować urlop? Okazuje się, że wystarczy tylko wszystko dobrze zorganizować przed wyjazdem, by podczas wypoczynku nie zajmować się sprawami służbowymi. O co dokładnie należy zadbać?

Urlop pozwala naładować tzw. akumulatory i z nowymi siłami wrócić do codziennych obowiązków. Nie będzie on jednak wartościowy, jeśli myślami będziemy w… pracy. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, a także o co warto zadbać jeszcze przed rozpoczęciem błogiego leniuchowania.

Termin ma znaczenie

Wybierając się na urlop należy przede wszystkim wybrać odpowiedni termin. Każdego miesiąca są dni, które nie są najlepszym czasem na opuszczenie biura. Z pewnością do takiego okresu zalicza się przełom miesiąca. Zazwyczaj jest to czas, kiedy w agencjach przygotowywane są raporty dla Klientów, a dobry raport jest w stanie stworzyć osoba, która na co dzień pracuje na projekcie. Początek miesiąca to również czas tworzenia i dystrybucji komunikatów prasowych. Najlepszym momentem na urlop jest zatem drugi i trzeci tydzień, kiedy materiały zostały już wysłane do mediów i został wykonany follow up.

Nieocenione zastępstwo

Planując urlop należy przekazać codzienne obowiązki osobie, która będzie opiekowała się projektem podczas naszej nieobecności. Warto pamiętać, że taką osobę należy odpowiednio wdrożyć. Rozmowa w cztery oczy z kolegą/koleżanką, która przejmie nasze obowiązki, to szansa na dokładne przedstawienie działań, a także gwarancja, że nasz zastępca ze wszystkim sobie poradzi. Pomocny w takiej sytuacji może okazać się także krótki dokument, który będzie zawierał najważniejsze informacje o działaniach i Kliencie. Co powinien zawierać taki plik? Przede wszystkim kontakt do Klienta, dostęp do monitoringu mediów oraz informację, gdzie znajdują się wszystkie materiały stworzone dotychczas na tym projekcie. Dobrze jest od razu podać całą ścieżkę do tych materiałów. W pliku warto jeszcze raz przedstawić wszystkie działania do wykonania, a także rozpoczęte zadania. Wypunktowanie ich wraz z kontaktem do dziennikarza czy podwykonawcy może okazać się nieocenione dla naszego zastępcy i znacząco ułatwić mu pracę.

Porządek w dokumentach to podstawa

Wśród codziennych obowiązków często zdarza się, że materiały zostają w pośpiechu zapisane na pulpicie czy w szybko stworzonym folderze bez nazwy. Kiedy sami szukamy konkretnych materiałów w końcu na pewno je odnajdziemy, ale wybierając się na urlop warto wprowadzić odrobinę porządku, który z pewnością doceni osoba nas zastępująca. W tym celu najlepiej jest utworzyć na pulpicie ogólny folder ze wszystkimi materiałami dla poszczególnych Klientów. Folder z raportami, informacjami prasowymi, dodatkowymi materiałami, bazami, wizytówkami, zdjęciami – tak naprawdę powinno znajdować się w nim wszystko, co robimy dla Klienta. Dobrze jest również opisując foldery zaznaczyć, które materiały są wersją finalną. Nikt z nas nie chce przecież sytuacji, w której do mediów wychodzi materiał bez ostatecznych poprawek i akceptacji Klienta.

Poinformuj Klienta

Wybierając się na urlop nie można zapomnieć o poinformowaniu Klienta o naszej nieobecności. Po przekazaniu tej informacji osobiście czy też telefonicznie, warto również wysłać krótką wiadomość e-mail z informacją, w jakich dokładnie dniach będziemy poza zasięgiem i bez dostępu do poczty, a także kto nas będzie w tym czasie zastępował. Warto potwierdzić Klientowi, że projekt pozostawiamy w dobrych rękach. Przed urlopem należy również przekazać informacje o naszej nieobecności dziennikarzom, z którymi jesteśmy w stałym kontakcie lub/i z którymi mamy niedokończone tematy. Ostatniego dnia przed urlopem należy także ustawić na poczcie autoresponder. Dzięki temu osoby, które będą próbowały się z nami skontaktować podczas naszej nieobecności, otrzymają informacje w jakim terminie przebywamy na urlopie, a także z kim mogą się kontaktować w sprawie konkretnych projektów.

Dobre przygotowanie do urlopu, w tym wdrożenie odpowiedniej osoby na zastępstwo, na pewno przyczyni się do tego, że zaplanowany urlop będziemy mogli poświęcić na regenerację i odpoczynek, a nie koordynowanie działań zdalnie.

 

Autor tekstu: Kasia

Jak efektywnie współpracować z agencją PR?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i zamierzasz wprowadzić na rynek nowy produkt, szukasz skutecznego sposobu na dotarcie do konkretnych grup odbiorców, bądź też chcesz wypromować swoją działalność i zyskać przewagę konkurencyjną, bardzo prawdopodobne, że skierujesz swoje kroki do agencji public relations. Jeżeli chcesz, aby współpraca pomiędzy wami była efektywna, warto pamiętać o tych 5 prostych zasadach.

  1. Zadbaj o przepływ informacji

Podejmując współpracę z agencją PR podstawową rzeczą, o którą należy zadbać jest wypracowanie systemu komunikacji. Aby kooperacja przebiegała bez zakłóceń, po stronie firmy powinna zostać oddelegowana konkretna osoba, która będzie odpowiedzialna za kontakt z agencją. To przez jej ręce będą przepływać plany komunikacyjne, propozycje materiałów prasowych, prośby o komentarze eksperckie czy zaproszenia na nagrania w radiu i telewizji. Kompetentny pracownik na tym stanowisku pozwoli na szybką i sprawną wymianę informacji pomiędzy agencją a jej klientem, co przełoży się na wydajność samej agencji.

  1. Powiedz, co u ciebie słychać

PR’owcy to ludzie obdarzeni wieloma niezwykłymi umiejętnościami, jednak przewidywanie przyszłości bardzo rzadko należy do jednej z nich. Dlatego też warto przekazywać im odpowiednio wcześniej informacje tj. ważne zmiany w firmie czy organizowane przez nią wydarzenia. Dzięki temu będą mieli czas na zaplanowanie komunikacji, przygotowanie materiałów oraz skontaktowanie się z przedstawicielami mediów i finalnie – osiągną dla Twojej firmy najlepsze rezultaty. Niestety, nagminnie zdarza się, że PR’owcy o ciekawych inicjatywach swoich klientów dowiadują się z… firmowego facebooka, kiedy samo wydarzenie już się odbyło, bądź też zostało do niego bardzo mało czasu. Pamiętaj więc, że twój PR’owiec nie obrazi się, jeżeli podzielisz się z nim np. listą planowanych eventów, nawet z bardzo dużym wyprzedzeniem. Jeżeli natomiast nie jesteś pewny, czy inicjatywy Twojej firmy są wystarczająco interesujące, by o nich opowiedzieć, pamiętaj, że właśnie od tego masz do dyspozycji profesjonalistę. PR’owiec to osoba, która dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu jest w stanie trafnie Ci podpowiedzieć, którą z przekazanych mu informacji warto zawrzeć w strategii komunikacji.

  1. Mów prawdę

U PR’owca jak na spowiedzi – nie wolno kłamać. PR’owiec powinien być najlepiej poinformowanym współpracownikiem, ponieważ tylko wtedy będzie w stanie ułożyć plan komunikacji odpowiedni do realnej sytuacji. Jest to szczególnie istotne w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej, ale mówienie prawdy jest konieczne także w codziennej komunikacji. Przedstawienie PR’owcowi „podkolorowanej” wersji swojej działalności mija się z celem. Należy bowiem pamiętać, że przysłowiowe kłamstwo zawsze ma krótkie nogi – nieprawdziwą informację bardzo prosto wychwycić, a komunikacja na niej oparta może bardzo łatwo obrócić się na niekorzyść firmy.

  1. Przydziel odpowiedni priorytet

Współpraca z agencją PR, oprócz efektów w postaci strategicznie budowanego wizerunku, niesie też ze sobą pewne obowiązki. Wyznaczeni jako eksperci pracownicy często będą proszeni o udzielenie wywiadu bądź komentarza, przesłanie ważnych dla mediów informacji na temat firmy, bądź też materiałów np. w postaci zdjęć. Niski priorytet dla próśb i zapytań płynących z agencji (przesyłanie materiałów z dużym opóźnieniem, rezygnacje z aranżacji, permanentna niedostępność eksperta) sprawiają, że wyraźnie zmniejsza się efektywność działań agencji i znacznie utrudniają bądź też uniemożliwiają osiąganie wyznaczonych celów. Należy też pamiętać, że zainteresowanie dziennikarza danym tematem często nie przychodzi łatwo i jest wynikiem długotrwałego, czasem wielomiesięcznego, budowania pozytywnych relacji. Wspomniane opóźnienia i rezygnacje narażają takie relacje na szwank – dziennikarz zdecydowanie mniej chętnie będzie chciał współpracować z PR’owcem, na pomoc którego nie mógł wcześniej liczyć.

  1. Pamiętaj, PR ≠ reklama

Jednym z punktów spornych pomiędzy klientem a agencją PR mogą być propozycje tworzonych materiałów. Doświadczeni PR’owcy bardzo dobrze znają specyfikę mediów i wiedzą, jak przygotować tekst, by zainteresować dziennikarzy danym tematem. Zdarza się jednak, że osoby, które weryfikują propozycje tematów i tekstów po stronie firmy, mylą PR z reklamą i wprowadzają poprawki zmieniające wydźwięk pressów na bardzo promocyjny i „marketingowy”. Powoduje to efekt odwrotny do zamierzonego – zamiast lepiej promować firmę, ograniczają jej obecność w mediach, które zdecydowanie mniej chętnie zainteresują się takim materiałem. Dlatego też dobrze jest w niektórych kwestiach zdać się na swojego PR’owca, a w razie wątpliwości – po prostu zapytać o przyczyny takiego a nie innego podejścia do tematu.

Podpisanie umowy o współpracy nie sprawi, że wszystkie kwestie z nią związane zostaną automatycznie ustalone. Jest wiele czynników, które wpływają na jakość kooperacji pomiędzy przedsiębiorstwem i obsługującą go agencją PR. Warto się o nią zatroszczyć, ponieważ im lepsza współpraca pomiędzy agencją a jej klientem, tym lepsze efekty tej współpracy.

 

Autor tekstu: Krzysiek