Na początku projektu warto przygotować informacje o firmie, które będą uniwersalne i przydadzą się podczas wysyłania każdego komunikatu prasowego. Boilerplate i kontakt dla mediów to absolutne must have każdej informacji prasowej. Warto także przygotować backgrounder.
Boilerplate to krótka, około 8-10 zdań, informacja o firmie. Warto napisać w niej pełną nazwę firmy, datę założenia, a także zakres działalności – czyli czym się zajmuje i jakie ma osiągnięcia. Dzięki temu, dziennikarz, który pierwszy raz zapoznaje się z materiałami prasowymi danej firmy, może w bardzo szybki sposób uzyskać najważniejsze informacje. Ważnym elementem boilerplate’u jest także adres strony organizacji. Warto go podlinkować, aby dziennikarz w łatwy sposób mógł zostać przekierowany na stronę firmy. Boilerplate jest stałą częścią każdej informacji prasowej i umieszczamy go na końcu informacji. Jest to ostatni akapit materiału, zwykle pomijany w publikacji przez dziennikarzy. Należy pamiętać o aktualizacji danych, przede wszystkim dat, ale także osiągnięć.
Kolejnym stałym elementem każdej informacji prasowej jest kontakt dla mediów, czyli dane teleadresowe do przedstawiciela firmy w mediach, czyli PR-owca, które są umieszczone pod boilerplatem. W przypadku pytań, dziennikarz w łatwy sposób może skontaktować się z osobą dedykowaną do kontaktu z mediami. W stopce należy podać imię i nazwisko reprezentanta firmy w mediach, jego stanowisko, nazwę agencji PR, jeśli nie jest on pracownikiem danej organizacji, adres e-mail oraz numer telefonu.
Najdłuższym i najbardziej szczegółowym opisem firmy jest backgrounder (background release). To kompleksowe informacje o firmie, zwykle na 1-2 strony. Backgrounder dostarcza dziennikarzowi więcej informacji, dotyczących przedsiębiorstwa, jego osiągnięć i działalności niż boilerplate. To de facto rozbudowanie boilerplate’u o szczegóły. Tutaj możemy także opisać historię firmy, jej osiągnięcia i zakres działalności. Warto także dodać informacje o misji, wizji i celach firmy. W backgrounderze można również przedstawić najważniejszych członków firmy, opisać ich stanowisko i pełnioną funkcję. Backgrounder najczęściej jest oddzielnym dokumentem dystrybuowanym do mediów wraz z informacją prasową, a nie jako jej część.
Autor tekstu: Ewelina J.
