BLOG

Rzecznik prasowy – kim jest i jaka jest jego rola w firmie?

Często w mediach spotykamy się z osobą rzecznika prasowego, który wypowiada się w imieniu danej firmy lub organizacji podczas konferencji prasowych i odpowiada na pytania dziennikarzy. W rzeczywistości jednak jego obowiązki są znacznie szersze. Jaką korzyść może przynieść firmie zatrudnienie osoby, jaką jest rzecznik prasowy?

Czym zajmuje się rzecznik prasowy?

Osoba na tym stanowisku zdecydowanie nie powinna służyć jedynie do przekazywania mediom odpowiednich informacji. Dobry rzecznik prasowy współtworzy i działa według ściśle stworzonej wcześniej strategii komunikacji. W swojej pracy wypełnia obowiązki z pogranicza public relations oraz dziennikarstwa. Zajmuje się więc zarówno współpracą z mediami, utrzymywaniem relacji z otoczeniem, wizerunkiem organizacji, jak i tworzeniem materiałów prasowych. Ważne jest to, aby w prosty i przystępny sposób potrafiła przekazywać informacje.

W Polsce rzecznicy kojarzeni są często z dużymi instytucjami państwowymi lub polityką, ponieważ zazwyczaj to fragmenty konferencji prasowych tego typu podmiotów są szeroko udostępnianie zarówno w mediach społecznościowych, jak i tych tradycyjnych. Zawód ten zdecydowanie nie ogranicza się jednak tylko do reprezentowania największych firm i instytucji.

Rzecznik prasowy a public relations

Jak zostało wcześniej wspomniane, rzecznicy prasowi działają na pograniczu public relations. Można powiedzieć, że zadania rzecznika i specjalisty pr w dużej mierze się pokrywają. Rzecznik może wchodzić w skład struktur public relations i wykonywać w swojej pracy część obowiązków, które przynależą również do specjalisty PR.

Główna różnica polega jednak na funkcji reprezentatywnej. O ile specjaliści PR z reguły działają „za kulisami” i są wsparciem dla osób, które znane są jako „twarze organizacji”, o tyle rzecznik w swój zawód ma wpisane wszelkie zadania związane z reprezentowaniem marki pod swoim nazwiskiem.

Rzecznik prasowy a dziennikarstwo

Rzecznicy na co dzień muszą pracować z mediami, dlatego bardzo przydatne jest dziennikarskie doświadczenie lub po prostu znajomość branży. Taka osoba powinna dobrze znać media oraz metody pracy dziennikarskiej, wiedzieć w jaki sposób działają przedstawiciele tego zawodu oraz jakich informacji potrzebują.

Nie można zapomnieć także o umiejętnościach pisarskich i doskonałej znajomości języka. Rzecznik prasowy powinien posługiwać się nienaganną polszczyzną, a także umieć redagować zarówno krótkie komunikaty prasowe, jak i dłuższe formy.

Jakie cechy powinien posiadać dobry rzecznik prasowy?

Praca ta wymaga często odporności na stres i opanowania, co przydatne jest w warunkach kryzysowych. Poza tym ważna jest umiejętność szybkiego reagowania – w wielu przypadkach zbyt późna reakcja lub jej brak ma duży wpływ na ostateczną ocenę sytuacji przez otoczenie.

Cechą mocno pożądaną u rzeczników prasowych jest charyzma. Ma ona duży wpływ na ocenę nie tylko samego rzecznika, ale pośrednio również całej firmy, którą reprezentuje. Charyzmatyczny rzecznik prasowy potrafi nie tylko zainteresować swoją osobą media, ale także posiada umiejętność jasnego i konkretnego przekazywania informacji. Ponadto, jego cechami są: słowność i dotrzymywanie ustalonych terminów.

Na czym dokładnie polega praca rzecznika prasowego?

Obowiązki, które może wykonywać rzecznik prasowy stanowią bardzo szeroki wachlarz. W zależności od struktury firmy, może on być odpowiedzialny za wszystkie wymienione niżej zadania lub jedynie za niektóre.

Określenie celu tych zadań jest jednak bardzo łatwe: to budowanie wizerunku profesjonalnej firmy zarówno w branży, jak i wśród klientów. Dzieje się to poprzez wychodzenie do mediów i przekazywanie im informacji na temat funkcjonowania organizacji czy instytucji.

Monitoring mediów i komunikacja kryzysowa

Jednym z ważniejszych obowiązków rzeczników prasowych, a zarazem punktem wyjściowym do dalszych działań, jest monitoring mediów. Dzięki temu możliwe jest bieżące kontrolowanie, jakie wzmianki pojawiają się na temat firmy w mediach. Ma to znaczenie przede wszystkim z punktu widzenia komunikacji kryzysowej – w przypadku wystąpienia sytuacji, która szybko może przerodzić się w kryzys, rzecznik prasowy podejmuje odpowiednie kroki, aby temu przeciwdziałać.

Wiedza na temat tego, co dzieje się w mediach związanych z branżą, w której działa dana organizacja pozwala także budować lepszą komunikację i dostarczać dziennikarzom wiedzę i treści dopasowane do ich potrzeb.

Umiejętność tworzenia treści kierowanych do odbiorców instytucji lub firmy

Kolejną grupą zadań w ramach pracy rzecznika prasowego jest tworzenie różnego rodzaju treści. Mogą to być informacje prasowe, biuletyny, newslettery, materiały umieszczane na stronach internetowych firmy oraz w jej social mediach. Powierzenie tego obowiązku rzecznikowi daje mu możliwość wpływania na sposób komunikacji firmy i dopasowywania go do przyjętej wcześniej strategii komunikacji.

Możliwe jest jednak również zlecenie tego zajęcia podmiotom zewnętrznym. W wielu organizacjach komunikacją zajmują się agencje oferujące usługi z zakresu public relations, copywritingu, mediów społecznościowych lub związane z tworzeniem contentu. Odciążają one rzeczników, a po zaznajomieniu ze strategią danej marki mogą zająć się komunikacją idealnie dopasowaną do celów i potrzeb klienta.

Współpraca z mediami

Obowiązki rzeczników prasowych to w ogromnej mierze działania z zakresu public relations. Przede wszystkim, jest to stały kontakt z przedstawicielami mediów w celu nawiązywania dobrych relacji oraz zapewniania firmie rozgłosu. Informacje i materiały prasowe są narzędziem, które pozwala budować świadomość marki oraz kierować odpowiednie przekazy do grup docelowych.

W ramach działań kierowanych do mediów mieści się także organizacja konferencji czy śniadań prasowych oraz briefingów. Pozwalają one na spotkanie „twarzą w twarz” z dziennikarzami, odpowiedzenie na nurtujące ich pytania, ale także dostarcza przedstawicielom mediów ciekawych materiałów, które mogą zostać przez nich wykorzystane.

Rzecznik prasowy – wewnętrzny czy zewnętrzny?

Rzecznik prasowy może być częścią firmy lub instytucji, ale także działać z ramienia agencji public relations. W przypadku osoby ze strony organizacji, ma ona zazwyczaj pełen dostęp do informacji o miejscu, w którym pracuje i na bieżąco dowiaduje się o wszelkich zmianach. Może jednak być jej trudniej nawiązywać kontakty z mediami – przewagą profesjonalnych agencji jest możliwość dostarczania mediom różnorodnych treści pochodzących od różnych klientów, dzięki czemu stają się wartościowym partnerem.

Rzecznicy prasowi zewnętrzni często mogą pochwalić się bogatym doświadczeniem, w tym wyrobionymi i sprawdzonymi kontaktami oraz relacjami z mediami. Osoba na tym stanowisku pracuje z przedstawicielem ze strony klienta, wyznaczonym aby przekazywać wszystkie potrzebne informacje oraz wiedzę o firmie.

Przedstawiciel odpowiedzialny jest za ostateczne podejmowanie decyzji na podstawie rekomendacji i ogólny nadzór pracy rzecznika prasowego. Jeśli firma korzysta już z usług agencji public relations, pochodzący z niej rzecznik może współdziałać z innymi specjalistami zajmującymi się danym projektem.

Zatrudnienie rzecznika prasowego może przynieść firmie wiele korzyści. Przede wszystkim – rozpoznawalną, związaną z marką twarz, która uwiarygadnia przekazy płynące od organizacji. Jest to też osoba, która zawsze czuwa nad tym, jakie informacje na temat marki pojawiają się w mediach i dba o to, by jak najczęściej były one pozytywne, co przekłada się na budowanie pozytywnych skojarzeń wśród klientów