Biuro prasowe to centrum dowodzenia komunikacją firmy z jej odbiorcami i miejsce, z którego płyną na zewnątrz najważniejsze informacje z życia naszej organizacji. Jakie korzyści wynikają z posiadania biura prasowego, jakie są jego zadania oraz jak je prowadzić, aby zadbać o wizerunek Twojej organizacji?
Biuro prasowe – główne zadania
Niedługo odbędzie się premiera Twojego nowego produktu? Otrzymałeś ważną, branżową nagrodę? Realizujesz ciekawą kampanię charytatywną? Zakomunikuj o tym poprzez biuro prasowe. Specjaliści public relations są w stałym kontakcie z dziennikarzami i odpowiadają m.in. za wysyłanie informacji prasowych, aranżowanie wywiadów czy udzielanie odpowiedzi na zapytania mediów. Jednak, aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie dają działania PR potrzebne jest duże doświadczenie, stały monitoring trendów rynkowych i konkurencji, znajomość rynku medialnego, jego potrzeb i długofalowy kontakt z mediami. Istotne jest również stałe monitorowanie działań komunikacyjnych oraz publikacji, dzięki czemu możesz zweryfikować, czy prowadzone działania przynoszą efekty, w mediach o jakim profilu pojawiają się wzmianki i publikacje na temat marki oraz czy obrana ścieżka jest właściwa.
Jak stworzyć biuro prasowe?
Prowadzenie biura prasowego powierza się zazwyczaj wyspecjalizowanym agencjom PR i/lub pracownikom posiadającym odpowiednie przygotowanie zawodowe. Współpraca z agencją jest doskonałym sposobem na budowanie wizerunku marki wyróżniającej się na tle konkurencji. Dzięki odpowiednio przygotowanej strategii i przemyślanym działaniom specjaliści PR są w stanie dotrzeć z kluczowymi przekazami do wszystkich grup docelowych, opowiedzieć historię marki, zbudować reputację, a przy tym doradzić dodatkowe aktywności, które przyniosą firmie korzyści biznesowe. Ponadto zakontraktowanie agencji PR jest pomocne w stworzeniu spójnego i przejrzystego obrazu działalności przedsiębiorstwa oraz zapobiega powstawaniu komunikacyjnego chaosu. Agencja dba o to, by Twoja firma była stale obecna w przestrzeni medialnej i by informacje na temat Twojej działalności docierały do Twoich odbiorców.
Jak prowadzić biuro prasowe?
Biuro prasowe zajmuje się między innymi tworzeniem kampanii informacyjnych czy komunikatów dotyczących poszczególnych aspektów działania przedsiębiorstwa. Jednym z głównych obowiązków pracowników biura jest przygotowywanie materiałów dla mediów, które powinny dotyczyć najważniejszych informacji odnośnie rozwoju Twojej firmy (np. wyniki finansowe, ekspansja na nowy rynek), kluczowego wydarzenia (np. wygrana w konkursie branżowym), produktów czy usług (np. premiera nowości z Twojego portfolio) czy pracowników organizacji (np. ważny awans czy transfer znanego eksperta z innej firmy). Oprócz tego biuro prasowe zajmuje się m.in. udzielaniem odpowiedzi na zapytania dziennikarzy, pracuje także nad kampaniami informacyjnymi, organizuje konferencje prasowe, aranżuje wywiady, realizuje wysyłki kreatywne do dziennikarzy, współpracuje przy tworzeniu dodatkowych materiałów, jak wizerunkowe filmy, raporty czy badania.
Wirtualne biuro prasowe
Wirtualne biuro prasowe to narzędzie służące do zarządzania komunikacją pomiędzy organizacją a mediami. Pozwoli ci szybko i skutecznie dotrzeć z istotnymi dla firmy komunikatami do szerokiego grona odbiorców oraz umożliwi dziennikarzom dostęp do opublikowanych materiałów 24 godziny na dobę. Spełnia ono rolę internetowej wizytówki. Główną zaletą biura prasowego online jest zebranie oraz uporządkowanie kluczowych informacji o firmie w jednym miejscu. Pozwala na sprawowanie kontroli nad publikowanymi informacjami, dzięki czemu dziennikarze i inni interesariusze mogą czerpać najważniejsze informacje bezpośrednio z oficjalnego źródła. Skraca ono również ścieżkę komunikacyjną, przez co dziennikarz może uzyskać dodatkowe informacje lub komentarze eksperckie bezpośrednio od osób zajmujących się działaniami PR w danej organizacji. To również dobre miejsce na przekazywanie mediom dodatkowych informacji w formie plików graficznych, audio czy wideo, których duży rozmiar utrudnia dystrybucję e-mailem.
Niewątpliwą zaletą posiadania internetowego biura prasowego jest możliwość prowadzenia zintegrowanych działań komunikacyjnych w różnych kanałach jak np. blog firmowy, media społecznościowe czy inne kanały, w których kreuje się wizerunek danej marki. Wirtualne biuro prasowe jest także dobrym uzupełnieniem codziennej pracy zespołu PR.
Jak biuro prasowe może ci pomóc w przypadku kryzysu?
Plotka, celowe działanie konkurencji, źle zinterpretowane informacje czy wyciek e-maili to tylko przykładowe sytuacje, które w dzisiejszych czasach mogą doprowadzić do kryzysu. Najlepszą receptą, która pozwoli ci zaoszczędzić czas i nerwy jest więc stworzenie biura prasowego, konsekwentne budowanie przyjętej strategii PR i dbanie o wizerunek marki każdego dnia, a nie jedynie w krytycznym momencie.
Osoby zajmujące się PR kryzysowym muszą perfekcyjnie działać pod wpływem stresu i presją czasu, ponieważ sytuacje kryzysowe wymagają z jednej strony zachowania zimnej krwi, z drugiej podejmowania błyskawicznych decyzji. Istotne jest również wcześniejsze przygotowanie procedur oraz uwzględnienie w nich osób, które będą do dyspozycji dziennikarzy i będą miały fizyczną możliwość obsługi wirtualnego biura prasowego.
Biuro prasowe może przynieść twojej firmie wiele korzyści. Przede wszystkim – pozwoli uspójnić i uporządkować komunikację organizacji. Jest to również narzędzie, które przyczyni się do lepszego odbioru marki w poszczególnych grupach docelowych w tym inwestorów, partnerów biznesowych czy klientów.
