Posts Taged informacje-prasowe

Urlop PR-owca bez zaglądania do służbowego maila i telefonu? To możliwe! Wystarczy tylko…

Każdy miesiąc pracy PR-owca wypełniony jest zadaniami aż po brzegi. Tworzenie komunikatów prasowych, spotkania z Klientami, aranżowanie wywiadów, organizacja eventów czy wysyłki kreatywne to tylko część zadań pracowników agencji. Jak zatem wśród tak wielu obowiązków zaplanować urlop? Okazuje się, że wystarczy tylko wszystko dobrze zorganizować przed wyjazdem, by podczas wypoczynku nie zajmować się sprawami służbowymi. O co dokładnie należy zadbać?

Urlop pozwala naładować tzw. akumulatory i z nowymi siłami wrócić do codziennych obowiązków. Nie będzie on jednak wartościowy, jeśli myślami będziemy w… pracy. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, a także o co warto zadbać jeszcze przed rozpoczęciem błogiego leniuchowania.

Termin ma znaczenie

Wybierając się na urlop należy przede wszystkim wybrać odpowiedni termin. Każdego miesiąca są dni, które nie są najlepszym czasem na opuszczenie biura. Z pewnością do takiego okresu zalicza się przełom miesiąca. Zazwyczaj jest to czas, kiedy w agencjach przygotowywane są raporty dla Klientów, a dobry raport jest w stanie stworzyć osoba, która na co dzień pracuje na projekcie. Początek miesiąca to również czas tworzenia i dystrybucji komunikatów prasowych. Najlepszym momentem na urlop jest zatem drugi i trzeci tydzień, kiedy materiały zostały już wysłane do mediów i został wykonany follow up.

Nieocenione zastępstwo

Planując urlop należy przekazać codzienne obowiązki osobie, która będzie opiekowała się projektem podczas naszej nieobecności. Warto pamiętać, że taką osobę należy odpowiednio wdrożyć. Rozmowa w cztery oczy z kolegą/koleżanką, która przejmie nasze obowiązki, to szansa na dokładne przedstawienie działań, a także gwarancja, że nasz zastępca ze wszystkim sobie poradzi. Pomocny w takiej sytuacji może okazać się także krótki dokument, który będzie zawierał najważniejsze informacje o działaniach i Kliencie. Co powinien zawierać taki plik? Przede wszystkim kontakt do Klienta, dostęp do monitoringu mediów oraz informację, gdzie znajdują się wszystkie materiały stworzone dotychczas na tym projekcie. Dobrze jest od razu podać całą ścieżkę do tych materiałów. W pliku warto jeszcze raz przedstawić wszystkie działania do wykonania, a także rozpoczęte zadania. Wypunktowanie ich wraz z kontaktem do dziennikarza czy podwykonawcy może okazać się nieocenione dla naszego zastępcy i znacząco ułatwić mu pracę.

Porządek w dokumentach to podstawa

Wśród codziennych obowiązków często zdarza się, że materiały zostają w pośpiechu zapisane na pulpicie czy w szybko stworzonym folderze bez nazwy. Kiedy sami szukamy konkretnych materiałów w końcu na pewno je odnajdziemy, ale wybierając się na urlop warto wprowadzić odrobinę porządku, który z pewnością doceni osoba nas zastępująca. W tym celu najlepiej jest utworzyć na pulpicie ogólny folder ze wszystkimi materiałami dla poszczególnych Klientów. Folder z raportami, informacjami prasowymi, dodatkowymi materiałami, bazami, wizytówkami, zdjęciami – tak naprawdę powinno znajdować się w nim wszystko, co robimy dla Klienta. Dobrze jest również opisując foldery zaznaczyć, które materiały są wersją finalną. Nikt z nas nie chce przecież sytuacji, w której do mediów wychodzi materiał bez ostatecznych poprawek i akceptacji Klienta.

Poinformuj Klienta

Wybierając się na urlop nie można zapomnieć o poinformowaniu Klienta o naszej nieobecności. Po przekazaniu tej informacji osobiście czy też telefonicznie, warto również wysłać krótką wiadomość e-mail z informacją, w jakich dokładnie dniach będziemy poza zasięgiem i bez dostępu do poczty, a także kto nas będzie w tym czasie zastępował. Warto potwierdzić Klientowi, że projekt pozostawiamy w dobrych rękach. Przed urlopem należy również przekazać informacje o naszej nieobecności dziennikarzom, z którymi jesteśmy w stałym kontakcie lub/i z którymi mamy niedokończone tematy. Ostatniego dnia przed urlopem należy także ustawić na poczcie autoresponder. Dzięki temu osoby, które będą próbowały się z nami skontaktować podczas naszej nieobecności, otrzymają informacje w jakim terminie przebywamy na urlopie, a także z kim mogą się kontaktować w sprawie konkretnych projektów.

Dobre przygotowanie do urlopu, w tym wdrożenie odpowiedniej osoby na zastępstwo, na pewno przyczyni się do tego, że zaplanowany urlop będziemy mogli poświęcić na regenerację i odpoczynek, a nie koordynowanie działań zdalnie.

 

Autor tekstu: Kasia

Jak zainteresować media swoim tematem?

Zainspirowanie do podjęcia tematu, nad którym pracujemy to kluczowa umiejętność osoby odpowiedzialnej za promocję marki w mediach. Do dziennikarzy nie jest jednak łatwo dotrzeć.

Bez względu na to czy działamy na rzecz konkretnej osoby, wizerunku firmy lub produktu, nie zaistniejemy ze swoim przekazem, jeśli nie zadbamy o kilka istotnych kwestii. Trzeba mieć przy tym świadomość, że redakcje otrzymują każdego dnia setki wiadomości, więc jeśli ograniczymy się do wysłania maila szanse na podjęcie naszego tematu są znikome. Poniżej przedstawiamy garść przydatnych wskazówek.

Poranne wysyłki. Maile najlepiej wysyłać w godz. 6-8. Jest to pora, dająca największe prawdopodobieństwo, że nasza wiadomość wyświetli się dziennikarzowi jako pierwsza. To podstawa, ponieważ aby przygotowany materiał został wykorzystany, najpierw redaktor musi go w ogóle przeczytać, tymczasem lwia część nadsyłanych maili jest przez dziennikarzy ignorowana albo nawet niezauważana, ginąć pod falą kolejnych. Unikaj też masowej wysyłki do większej grupy adresatów – każdy chce być traktowany wyjątkowo, a wiedząc, że oprócz nas maila otrzymały też inne osoby, raczej nie zechcemy skorzystać z tak eksploatowanego materiału.

Wybieraj rozsądnie. Rozsyłanie informacji prasowych na masową skalę nie jest optymalnym rozwiązaniem ani nie sprzyja nawiązywaniu dobrych relacji z dziennikarzami. Lepiej poświęcić więcej czasu na znalezienie wartościowych kontaktów, tzn. redaktorów zajmujących się bliską nam tematyką, np. poradami dla konsumentów. W tym celu najlepiej skorzystać z Google, przeszukać archiwalne publikacje, czy ktoś poruszał już daną sprawę lub potencjalnie może mu się przydać.

Doszlifuj materiał. Warto zastanowić się co można zrobić, aby zwiększyć szanse wykorzystania tekstu. W tym celu można wzbogacić go o wątek lokalny, dziennikarzom bowiem najbardziej zależy na informacjach z ich miasta. Sięgnij po opinie lokalnego eksperta, nawiąż do konkretnego wydarzenia lub miejsca albo uatrakcyjnij materiał unikalnymi zdjęciami.

Porozmawiaj. Bez kontaktu telefonicznego nie będziemy mieli pewności, że dziennikarz zapoznał się z tym co dla niego przygotowaliśmy. Jeśli dostarczyliśmy naprawdę wartościową informację, łatwiej nam będzie przekonać redaktora do publikacji. Należy przy tym pamiętać o szacunku do drugiej osoby – dziennikarze często nie mają czasu by od razu zapoznać się z mailem, proszą o oddzwonienie lub po prostu są nieuchwytni. Cierpliwość i życzliwość to cechy, które mogą przynieść najlepsze plony.

 

Autor tekstu: Kornel

7 wskazówek ułatwiających korektę tekstu

Pisząc informację prasową czy artykuł najczęściej lekceważonym etapem powstawania tekstu jest jego korekta. Jest to ogromny błąd, ponieważ już mała literówka na wstępie potrafi totalnie zdyskredytować nas w oczach dziennikarza, umieszczając naszą ciężką pracę w koszu. Dlatego odpowiednio przeprowadzona korekta jest niezwykle ważną cześcią procesu tworzenia tekstu. Zaoszczędzi nam nie tylko wstydu, ale również czasu na mozolne sprawdzanie błędów interpunkcyjnych i ortograficznych.

Oto kilka sprawdzonych wskazówek pozwalających wyszukać błędy w tekstach.

  1. Wydrukuj napisaną informację.

Czytanie na ekranie komputera nie należy do wygodnych i szybko męczy nasz narząd wzroku. Dużo łatwiej jest szukać błędów na papierze, dlatego warto wydrukować to nad czym i tak już długo pracowaliśmy przed szklanym ekranem.

  1. Czytaj z wypoczętym umysłem i daj sobie czas.

Skoro zadbaliśmy już o wzrok, to warto też zadbać o cały umysł. Kiedy jeśteśmy zmęczeni łatwo umykają nam nawet oczywiste błędy i Iiterówki. Dlatego czasem warto odpocząć, również od samego tekstu. Czytając go po raz kolejny z pewnością nie wyłapiemy wszystkich błędów dlatego jeśli możemy dajmy sobie trochę czasu przed kolejnym sprawdzeniem błędów.

3. Jeden raz to stanowczo za mało.

Jeśli myślisz, że raz przeczytasz tekst i znajdziesz wszystkie błędy to muszę Cię zmartwić. Sprawdzenie gramatyki, ortografi i interpunkcji jest bardziej złożone niż mogłoby się wydawać i będzie wymagało przynajmniej kilku podejść.

  1. Umieść czystą kartkę pod każdą czytaną linią / przeczytaj tekst na głos.

Te dwa proste triki pozwolą skupić Ci się dokładnie na każdym słowie które czytasz. Nasz mózg inaczej przetwarza słowo czytane, a inaczej słyszane. Dzięki umieszczeniu kartki oczy skupią się dokładnie na słowie które czytamy, bez rozpraszania uwagi na cały tekst. Czytanie na głos sprawdza się przy gramatyce i składni, pozwalając na szybką eliminację blędów.

  1. Nie zawsze zaczynaj od pierwszego zdania.

Nawet najciekawszy tekst czytany po raz 10 traci na wartości. Zaczynając korektę w różnych puntach tego co napisaliśmy uzyskamy świeże spojrzenie na poszczególne jego części. Ta metoda pozwala skupić się na samych słowach, zamiast na ogólnej tresci.

  1. Znaj swoje słabości.

Inaczej mówiac, zaznaczaj błędy które robisz. Sam wtedy zobaczysz które z nich popełniasz najczęściej, oraz nad którymi musisz najwięcej popracować.

  1. Sam zdziałasz znacznie mniej.

Mozolna praca nad tekstem obniża nasz autokrytycyzm. Niektóre błędy które nięświadomie omijamy dla innych bedą oczywiste i doskonale widoczne dlatego ważne jest, żeby przed wysłaniem naszego dzieła w świat przeczytał je ktoś jeszcze.

 

Wszystkie wymienione wskazówki nie maiłby sensu, jeśli ich zastosowanie nie działałoby w praktyce. Dlatego w powyższym tekście znajduje się kilka celowo zamieszczonych błędów, które z łatwością wychwycicie dzięki opisanym metodom. Powodzenia!

 

Autor tekstu: Adam