W przypadku głośnych medialnie wydarzeń, gdzie spodziewamy się sporego zainteresowania ze strony dziennikarzy, warto zorganizować na miejscu biuro prasowe. Jest ono nie tylko kluczem do sprawnej obsługi medialnej danego eventu, ale i okazją do budowania relacji z dziennikarzami w mniej formalnych warunkach. O czym warto pamiętać przy „budowaniu” naszego prasowego centrum dowodzenia tak, by służyło nie tylko nam, ale i obecnym na wydarzeniu dziennikarzom?

• Miejsce

 

Przede wszystkim pamiętajmy, że biuro prasowe ma być pierwszym miejscem, gdzie udają się zaproszeni przedstawiciele mediów. Warto więc je dobrze oznakować, zwłaszcza jeżeli nie znajduje się ono w samym centrum wydarzeń. Zadbajmy o to, by przed samym eventem poinformować dziennikarzy o lokalizacji naszego biura i podać namiary na osobę kontaktową, do której będą oni mogli dzwonić w razie problemów z dotarciem.

• Akredytacje

 

Kwestia akredytacji w dużej mierze zależy od specyfiki i skali danego wydarzenia. Jeszcze przed eventem warto przemyśleć, czy akredytacja powinna być obowiązkowa dla wszystkich mediów, jaką ma mieć formę, z jakim wyprzedzeniem dziennikarze muszą zgłosić swoją obecność, czy mamy limit miejsc etc. Pamiętajmy przy tym, by proces akredytacji był prosty i przejrzysty tak, by nie zniechęcić mediów zawiłymi formalnościami.

• Wyposażenie biura prasowego

 

Na „dzień dobry” warto wyposażyć dziennikarzy odwiedzających nasze biuro w komplet informacji na temat wydarzenia, uwzględniających m.in. agendę eventu. Tradycyjne teczki prasowe odchodzą już do lamusa, postawmy raczej na przygotowanie materiałów prasowych w formie elektronicznej.

Biuro prasowe to również punkt, gdzie dziennikarz może opracować na miejscu materiał – zmontować relację, zgrać zdjęcia etc. Dlatego, absolutną podstawą jest dostęp do Internetu i prądu. Warto też pomyśleć o wydzieleniu obszaru do nagrywania wywiadów – przygotujmy odpowiednie tło, nagłośnienie i sprzęt. Jeżeli planujemy podczas wydarzenia konferencje/briefingi prasowe, również pomyślmy o przestrzeni na ich organizację, mikrofonach czy kostce dziennikarskiej.

• Obsługa biura prasowego

 

Osoby obsługujące biuro prasowe powinny być przede wszystkim zorganizowane, kompetentne i komunikatywne. Warto, by miały one wcześniej kontakt z zaproszonymi dziennikarzami i znały specyfikę ich pracy, by faktycznie stanowić dla nich wsparcie. Każde wydarzenie niesie za sobą ryzyko sytuacji kryzysowej – pamiętajmy więc, by w biurze prasowym znajdowała się osoba, która będzie w stanie umiejętnie zareagować na potencjalne problemy.

• Komfort pracy

 

Być może to oczywistość, ale zadbajmy o komfort osób pracujących w biurze prasowym. Przygotujmy napoje, ciepłe i zimne przekąski. Równie ważna jest odpowiednio wyposażona i schludna część sanitarna. Jeśli czeka nas całodzienny, wyczerpujący event pomyślmy też o strefie, gdzie można na chwilę się zrelaksować.

 

Autor tekstu: Martyna